Arco Íris da Beleza

Nossas empresas estão cada vez mais digitalizadas, mas ainda assim, a importância dos documentos físicos não pode ser menosprezada. No atual cenário corporativo, a gestão e guarda adequada desses documentos tornou-se crucial, não apenas por questões legais, mas também por otimização de espaço e segurança. Neste post, vamos entender se sua empresa realmente precisa de um serviço de guarda de documentos e por que isso pode ser crucial.

Por que é importante guardar documentos?

1. Cumprimento da legislação: Diversos documentos empresariais precisam ser mantidos por determinado período por exigências legais. A não observância desses prazos pode resultar em penalizações e multas.
2. Segurança: Armazenar documentos em um local especializado garante que eles estejam protegidos contra incêndios, enchentes ou outros desastres naturais.
3. Otimização de espaço: Ao contratar um serviço de guarda, você libera espaço físico em sua empresa que pode ser usado para outras finalidades.
4. Acesso facilitado: Muitos serviços de guarda oferecem também a digitalização de documentos, facilitando o acesso e busca de informações quando necessário.

Quais documentos devem ser guardados?

Embora o período de retenção possa variar dependendo das leis locais, alguns documentos comuns que as empresas devem considerar incluem:

1. Documentos fiscais: notas fiscais, declarações de impostos e registros contábeis.
2. Documentos trabalhistas: contratos de trabalho, folhas de pagamento e documentos relacionados à saúde e segurança do trabalho.
3. Contratos: com fornecedores, clientes e parceiros.
4. Documentos legais: atas de reunião, estatutos sociais e licenças.
5. Documentação de propriedade: escrituras, alvarás e outros.

Dicas para organização e preservação

1. Categorização: Organize os documentos por categorias e subcategorias, facilitando o acesso e a recuperação.
2. Rotulação clara: Certifique-se de que cada documento ou caixa seja claramente rotulado com detalhes como data, categoria e prazo de retenção.
3. Digitalização: Considere digitalizar documentos importantes para ter uma cópia de segurança e facilitar o acesso.
4. Ambiente controlado: O local de armazenamento deve ser livre de umidade, protegido contra pestes e ter uma temperatura controlada.
5. Revisões periódicas: Faça revisões regulares para descartar documentos que já superaram o período legal de retenção.

Guardar Documentos em Self Storages: Uma Alternativa Moderna e Eficiente

Em meio a uma era digital, onde a maioria das informações está armazenada na nuvem, muitas empresas ainda precisam lidar com uma grande quantidade de documentos físicos. Para essas empresas, encontrar um lugar seguro e acessível para guardar esses documentos é uma necessidade. Uma solução que tem ganhado destaque são os self storages. Mas será que eles são realmente uma boa opção? Vamos explorar!

O que são Self Storages?

Self storages são espaços que podem ser alugados por pessoas físicas ou jurídicas para armazenar uma variedade de itens, desde móveis até documentos. Estas instalações geralmente oferecem um ambiente limpo, seguro e com fácil acesso para os locatários.

Vantagens de Guardar Documentos em Self Storages

1. Flexibilidade: Uma das principais vantagens dos self storages é a flexibilidade. Você pode escolher o tamanho do espaço conforme sua necessidade e alterar facilmente conforme sua demanda de armazenamento muda.
2. Segurança: Muitos self storages possuem sistemas de segurança avançados, com câmeras de vigilância 24 horas, controle de acesso e, em alguns casos, segurança armada.
3. Acesso facilitado: Ao contrário de alguns serviços de guarda documentos tradicionais, a maioria dos self storages permite que você acesse seus documentos sempre que precisar, oferecendo autonomia e praticidade.
4. Condições controladas: Alguns self storages oferecem opções de controle de clima, o que é ideal para a conservação de documentos, protegendo-os de umidade e variações extremas de temperatura.
5. Custo-benefício: Em muitos casos, o aluguel de um self storage pode ser mais econômico do que manter um espaço dedicado na empresa ou alugar um local específico para armazenagem.

Pontos de Atenção

1. Localização: Dependendo da frequência com que você precisa acessar os documentos, a localização do self storage pode ser um fator crucial.
2. Organização: Ao contrário de serviços especializados de guarda de documentos, em um self storage, a responsabilidade pela organização é totalmente sua. Portanto, é vital manter uma estrutura clara e organizada.
3. Contratos: Sempre leia atentamente os termos de serviço e os contratos. Algumas empresas podem ter restrições ou taxas adicionais que não são imediatamente aparentes.

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Após entender a relevância de armazenar adequadamente seus documentos empresariais e considerar as vantagens dos self storages, torna-se essencial escolher um parceiro confiável nesse processo. A Guarde Mais, reconhecida por sua expertise em armazenamento e gestão de documentos, surge como uma opção recomendada.

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